Làm thế nào để cải thiện kỹ năng lắng nghe chủ động? 8 phương pháp cho nhà lãnh đạo

Kỹ năng lắng nghe là gì?

Trong các buổi trò chuyện, kỹ năng lắng nghe được sử dụng để ghi nhớ thông tin và đưa ra phản hồi sâu, kỹ lưỡng. 

Có nhiều dạng kỹ năng bổ trợ cho việc lắng nghe chủ động, từ việc ghi nhớ các chi tiết được nhắc tới trong cuộc trò chuyện đến cải thiện ngôn ngữ cơ thể để duy trì sự tập trung. Mỗi dạng kỹ năng lại phát huy thế mạnh tốt hơn trong những tình huống khác nhau. Dưới đây là 03 trong số những kỹ năng lắng nghe phổ biến nhất:

Lắng nghe đồng cảm: Lắng nghe với sự đồng cảm giúp người lãnh đạo thấu hiểu được trải nghiệm và quan điểm của người khác. Khi lắng nghe nhân viên biểu lộ cảm xúc, hãy tượng tượng bạn là họ hoặc nghĩ về những trải nghiệm chứa cảm xúc tương tự của mình. Điều này giúp người lãnh đạo giữ một tâm trí cởi mở và bỏ qua những thành kiến của bản thân.
Lắng nghe tư duy: Lắng nghe tư duy là khi người lãnh đạo sử dụng tư duy phản biện và kỹ năng giải quyết vấn đề để phân tích ý chính, nhìn ra bức tranh toàn cảnh và cân nhắc các giải pháp. Lắng nghe tư duy sẽ phát huy tối đa công dụng khi được áp dụng trong giải quyết xung đội hoặc những vấn đề phức tạp của doanh nghiệp. 
Lắng nghe phân biệt: Được thể hiện thông qua việc người lãnh đạo nhận biết được ngôn ngữ cơ thể, tông giọng, nét mặt và phong thái khi trò chuyện của đối phương. Biết cách lắng nghe phân biệt, người lãnh đạo sẽ nắm bắt được những chi tiết ẩn ý, tinh tế hay khó diễn tả bằng lời trong cuộc hội thoại. 
Luyện tập kỹ năng lắng nghe là chìa khóa để giao tiếp hiệu quả trong môi trường công sở và cuộc sống. Khi không toàn tâm chú ý, ta rất dễ bỏ qua những chi tiết nhỏ tạo nên câu chuyện hoàn chỉnh của đối phương, từ đó dẫn đến những giả định, hiểu lầm và cách giải quyết không hợp tình hợp lý.

Lắng nghe chủ động là gì?
Lắng nghe chủ động trong đối thoại là khi ta nỗ lực để nghe, hiểu và ghi nhớ nội dung thông điệp được truyền tải. Nói cách khác, lắng nghe chủ động là việc dành toàn bộ sự tập trung vào việc lắng nghe, chủ động loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng từ ngoại cảnh và trong tâm trí để giao tiếp với người đối diện. Dù sử dụng dạng lắng nghe nào, việc duy trì sự chú ý vào vấn đề đối phương đang nói đều giúp cải thiện sự tập trung, thấu hiểu và tương tác giữa hai người.

Lắng nghe chủ động trong đối thoại là khi ta nỗ lực để nghe, hiểu và ghi nhớ nội dung thông điệp được truyền tải

Dưới đây là 03 ví dụ về các tình huống áp dụng lắng nghe chủ động:

Bạn đang chuẩn bị bài thuyết trình với một vài thành viên trong nhóm. Mọi người đều tắt tiếng và đặt điện thoại ra khỏi tầm mắt, giao tiếp bằng mắt, liên tục đặt cho nhau những câu hỏi thấu đáo, tranh luận để tìm ra giải pháp cho vấn đề trên tinh thần tôn trọng quan điểm của nhau. 
Khi thấy bạn bất mãn vì việc nhà phân công không hợp lý, người yêu hoặc bạn cùng phòng đã hỏi những câu hỏi rõ ràng để hiểu hơn cảm xúc, suy nghĩ của bạn. Đồng thời, họ chia sẻ quan điểm cá nhân và thả lỏng, dang rộng cánh tay khi nói để thể hiện sự cởi mở trong cuộc thảo luận này.
Sau một ngày làm việc vất vả, bạn hẹn một người bạn đi uống cà phê. Khi bạn giải thích vấn đề bạn đang gặp phải với đồng nghiệp, người bạn kia ân cần hỏi bạn những câu hỏi mở (những câu hỏi không thể chỉ trả lời “Có” hoặc “Không”) để đào sâu chi tiết từ câu chuyện của bạn. Đồng thời, sau mỗi câu bạn trả lời, họ lại tóm tắt lại ý chính để chắc chắn rằng họ đang thực sự lắng nghe, ghi nhớ và thấu hiểu những điều bạn trải qua. 
Đọc thêm: Trí tuệ cảm xúc - yếu tố quyết định nhà lãnh đạo thành công

8 cách để cải thiện kỹ năng lắng nghe chủ động
Lắng nghe chủ động trong giao tiếp với bạn bè, gia đình và đồng nghiệp thể hiện bạn quan tâm tới họ và sau mỗi cuộc trò chuyện, bạn lại thấu hiểu đối phương nhiều hơn.

Ngoài ra, bạn sẽ bất ngờ khi thấy việc giải quyết mâu thuẫn trở nên dễ dàng hơn gấp nhiều lần khi bạn bình tĩnh và tập trung vào điều mà người khác đang nói, thay vì tập trung vào điều bạn muốn nói, ngắt lời đối phương hoặc liên tục lái câu chuyện về bản thân. 

Khi cố gắng giải quyết cãi vã nơi công sở bằng việc thuyết phục ai đó rằng hướng đi của bạn là đúng và không chịu lắng nghe thêm ý kiến của nhân viên, rất có thể bạn sẽ bỏ lỡ một gợi ý đáng thử hoặc cơ hội kiểm tra lại độ khả thi cho ý tưởng của mình. Vì vậy, dù người lãnh đạo có chắc chắn về quan điểm của mình tới đâu, hãy luôn dành một khoảng không để lắng nghe đề xuất của người khác. 

Dưới đây, Coach For Life sẽ gợi ý 08 cách để người lãnh đạo cải thiện kỹ năng lắng nghe chủ động và quy trình lắng nghe chủ động của mình:

1. Giao tiếp bằng mắt
Nhìn vào mắt người khác sẽ kích hoạt hệ thống limbic, tạo ra sự thấu hiểu giữa ta và đối phương bởi não chúng ta có khả năng phản chiếu các tế bào thần kinh đang hoạt động trong não bộ người đối diện. Đôi khi, áp lực phải duy trì giao tiếp bằng mắt khiến bạn cảm thấy lo lắng. Nhưng chỉ cần vượt qua được sự không thoải mái đó, giao tiếp bằng mắt sẽ mang lại cho bạn nhiều lợi ích trong giao tiếp mà không tốn nhiều công sức. 

Nếu bạn nhìn thấy sự hài lòng trong mắt họ, chính bạn cũng sẽ thấy hài lòng. Nếu họ bày tỏ nỗi buồn, bạn cũng có xu hướng cảm thấy như vậy. Khi chúng ta chia sẻ trạng thái cảm xúc với người khác, mối liên kết và sự thấu hiểu chúng ta dành cho nhau cũng trở nên sâu sắc hơn.

một nhóm làm việc đang áp dụng kỹ năng lắng nghe chủ động trong giao tiếp

2. Đặt câu hỏi
Đặt câu hỏi cho thấy bạn thực sự muốn nghe thêm về trải nghiệm của người nói. Thêm câu trả lời đồng nghĩa với việc bạn có thêm thông tin để sắp xếp và đưa ra một phản hồi thấu đáo. Thay vì những câu hỏi chỉ cần trả lời “Có” hoặc “Không”, hãy mở rộng câu chuyện bằng những câu hỏi mở.

Mỗi dạng câu hỏi lại hướng tới một mục đích khác nhau, chẳng hạn như giải quyết vấn đề, định hướng nội dung trò chuyện hoặc đơn giản là kết thúc cuộc trò chuyện đó.

Dưới đây là một vài gợi ý đáng để tham khảo:

Điều gì khiến bạn lo lắng về chuyện này đến vậy?
Tại sao điều này lại quan trọng với bạn?
Điều gì sẽ cải thiện nếu bạn có thêm thời gian làm việc này?
Tôi có thể làm gì để giúp đỡ bạn?
Nếu bạn có thể làm lại, bạn sẽ thay đổi cách tiếp cận của mình như thế nào?
Bạn học được gì từ trải nghiệm này?
lãnh đạo đang áp dụng kỹ năng lắng nghe chủ động để nghe nhân viên phát biểu

3. Chú ý tới các tín hiệu phi ngôn ngữ
Học cách “đọc” ngôn ngữ cơ thể, giọng nói, giao tiếp bằng mắt và biểu cảm gương mặt là điều cần thiết để “bắt” được những phần ẩn ý trong cuộc trò chuyện. Người lãnh đạo có thể điều chỉnh cách tiếp cận để giảm bớt cảm giác thù địch, xoa dịu căng thẳng hoặc khiến ai đó vui lên. Đặc biệt, sử dụng các tín hiệu phi ngôn ngữ một cách công khai còn cho thấy bạn đang lắng nghe tích cực và tập trung vào người đối diện. 

4. Tránh phán xét
Lắng nghe không phán xét giúp người lãnh đạo thể hiện sự đồng cảm với nhân viên và khiến họ cảm thấy an toàn khi chia sẻ với bạn. Những định kiến sẵn có trong đầu khiến chúng ta trở nên khép kín hơn khi tham gia một cuộc trò chuyện. Để loại bỏ điều này và cải thiện tình trạng giao tiếp cùng các mối quan hệ, hãy cố gắng giữ một tâm hồn cởi mở và nuôi dưỡng lòng trắc ẩn khi lắng nghe. 

5. Không ngắt lời đối phương
Nói ít đi và lắng nghe nhiều hơn thể hiện rằng chúng ta không bị phân tâm khi nghĩ về chính mình trong giao tiếp với người khác. Để đối phương trình bày trọn vẹn câu chuyện là ta đang cho họ không gian sắp xếp suy nghĩ và thoải mái thể hiện bản thân.

Hãy kiên nhẫn đợi người kia nói hết suy nghĩ của họ trước khi đáp lời. Điều này đặc biệt quan trọng khi giải quyết vấn đề, bởi bạn sẽ không thể có cách giải quyết đúng nếu không có đủ các thông tin liên quan từ đối phương.

lắng nghe chủ động là kỹ năng của nhà lãnh đạo tỉnh thức

6. Diễn giải theo cách hiểu của mình
Tóm tắt những gì người khác nói, diễn giải lại đúng ý bằng ngôn từ của mình là phương pháp tuyệt vời để thể hiện rằng bạn đang lắng nghe và đảm bảo rằng bạn không hiểu sai ý họ nói. Dưới đây là một vài ví dụ:

Ý bạn là nếu có thêm một tiếng để tập thể dục, bạn sẽ cảm thấy bớt căng thẳng hơn trong công việc?
Bạn khó chịu vì khi tôi không nói “Cảm ơn”, bạn cảm thấy tôi không trân trọng lòng tốt của bạn?
Bạn nghĩ rằng chiến lược tăng trưởng hưu cơ tốt nhất là đa dạng hóa các chiến thuật truyền thông xã hội của chúng tôi?
7. Chia sẻ trải nghiệm tương tự
Chia sẻ những trải nghiệm tương tự với câu chuyện được nghe cho việc mở lòng nói ra tổn thương trong quá khứ và lòng trắc ẩn có thể tạo ra sự gắn kết bền chặt. Khi cho đối phương thấy bạn từng trải qua điều tương tự, người ấy sẽ cảm thấy ít bị phán xét và sẵn lòng tin tưởng bạn hơn.

Khi chia sẻ trải nghiệm tương tự với đối phương, hãy đảm bảo rằng bạn không “chiếm lấy” toàn bộ cuộc trò chuyện. Hãy giải thích câu chuyện của bạn liên quan gì đến những gì họ nói và nhanh chóng để họ tiếp tục kể câu chuyện của mình. Bạn có thể tham khảo một số gợi ý sau:

Tôi hiểu. Khi trở lại làm việc với tư cách là một người mẹ, tôi cũng cảm thấy rất khó khăn vì lo lắng cho con trai ở nhà trẻ. Nhưng tôi chắc chắn rằng bạn sẽ lấy lại phong độ sớm thôi, và tôi sẵn sàng giúp đỡ nếu bạn cần nhé!
Khi bắt đầu công việc đầu tiên của mình, tôi đã rất lo lắng. Trình độ của bạn khá hơn tôi hồi đó nhiều, tôi chắc chắn bạn sẽ vượt qua thôi!
Tôi cũng đã từng đến Paris. Bạn yêu đồ ăn ngon như vậy, chắc chắn bạn sẽ có trải nghiệm tuyệt vời ở đây.
8. Phản hồi
Phản hồi bằng lời nói là cách dễ dàng nhất để người lãnh đạo cho thấy bạn đang lắng nghe. Nếu ai đó chia sẻ tin vui, hãy thể hiện sự phấn khích bằng những lời động viên tích cực như: “Thật tuyệt vời, bạn xứng đáng với điều đó”. Nếu nhân viên thổ lộ rằng họ đang gặp khó khăn, hãy thể hiện sự thấu hiểu và cảm thông bằng cách nói với họ: “Việc đó chắc phải khó khăn lắm” hoặc “Thật là một trải nghiệm tệ, có lẽ bạn đã phải ôm đồm quá nhiều”,...

Đọc thêm: Phản hồi thế nào cho hiệu quả - Những gợi ý cho lãnh đạo tạo ảnh hưởng
hai nhà lãnh đạo đang chia sẻ với nhau

Trở thành “đối tác trò chuyện” tuyệt vời nhất

Lắng nghe chủ động giúp cải thiện khả năng giao tiếp và mối quan hệ cho cả đôi bên. Người lãnh đạo sẽ lưu giữ được nhiều thông tin hơn, xây dựng được nhiều mối quan hệ đáng tin cậy hơn. Quan trọng nhất, thông qua lắng nghe chủ động, họ sẽ có được sự yêu mến và tín nhiệm từ cấp dưới bởi nhân viên cảm thấy được quan tâm và lắng nghe. 

Khi thực hành lắng nghe chủ động, người lãnh đạo đang làm gương cho nhân viên quanh mình. Bạn bè, gia đình, đồng nghiệp cũng sẽ lắng nghe kỹ hơn những lời bạn nói. Khi bạn cho người khác không gian để thể hiện bản thân, họ sẽ muốn làm điều tương tự với bạn. Do đó, đừng ngại trao đi sự chân thành trong giao tiếp, bằng cách thức đơn giản nhất là lắng nghe người khác bằng toàn bộ tâm trí và trái tim.

Thế giới cũng như bối cảnh kinh doanh vẫn đang tiếp tục thay đổi. Để vững vàng trong dòng chảy cuồn cuộn đó, hơn lúc nào hết, người lãnh đạo cần tập trung phát triển nội lực, có sự thấu hiểu bản thân để dễ dàng kết nối với đội nhóm, cởi mở để nâng cao tư duy phát triển, cũng như có những thực hành lành mạnh để bản thân bình ổn giữa những bất ổn. Thấu hiểu điều này, Coach For Life xây dựng chương trình Mindful Leader Retreat - Hành trình trở về với chính mình. Đây là chương trình phi lợi nhuận mà Coach For Life gửi đến bạn như một món quà. Chương trình kết hợp kiến thức về trí tuệ cảm xúc, khoa học não bộ, thực hành thiền/tỉnh thức, các công cụ coaching và dựa trên nền tảng học tập tâm linh.